ระบบการถ่ายทอดและเผยแพร่สารสนเทศ

การดำเนินงานจัดบริการและเผยแพร่สารสนเทศที่ประสบความสำเร็จนั้นต้องสามารถสนองความต้องการและเกื้อกูลต่อการพัฒนาประเทศได้ ซึ่งหมายความว่าผู้ที่จะวางแผนในการดำเนินงานและจัดบริการต้องมีความเข้าใจใน “ระบบการถ่ายทอดสารสนเทศ” (information transfer system) อย่างถูกต้อง ระบบการถ่ายทอดสารสนเทศจำแนกออกเป็น 4 ระบบย่อย ประกอบด้วย
1. ระบบการผลิตทรัพยากรสารเทศปฐมภูมิ
2. ระบบจัดเก็บและเผยแพร่สารสนเทศ
3. ระบบการผลิตสารสนเทศทุติยภูมิและตติยภูมิ
4.ระบบของผู้ใช้
ทั้ง 4 ระบบนี้มีปฏิสัมพันธ์ระหว่างกันเป็นเหตุให้การไหลของสารสนเทศ ข้อมูลหรือความคิดสามารถนำไปใช้ประโยชน์และพัฒนาต่อเนื่องกันไป ซึ่งหมายถึงว่าสารสนเทศ ข้อมูลหรือความคิดต่างๆ ผ่านกระบวนการผลิตขึ้นมาเป็นข้อมูลชั้นต้น จากนั้นจึงมีการหาวิธีการจัดเก็บและเผยแพร่ออกไป กลายเป็นการผลิต กลายเป็นสารสนเทศ หรือแหล่งข้อมูลในรูปแบบใหม่ขึ้นมาเพื่อให้บริการและช่วยในการค้นหาสารสนเทศ และในท้ายที่สุดผู้ใช้จึงสามารถค้นคืนเพื่อใช้ประโยชน์

ดังนั้น ระบบบริการและเผยแพร่สารสนเทศจึงเข้ามาเป็นสื่อกลางที่สำคัญในการเชื่อมโยงสารสนเทศที่ถูกผลิตขึ้นกับผู้ที่ต้องการใช้สารสนเทศนั้น แม้เราจะเห็นความสำคัญและคุณค่าของการถ่ายทอดสารสนเทศผ่านช่องทางที่ไม่เป็นทางการ แต่ในแง่ของการจัดระบบและบริการสารสนเทศที่ไม่เป็นทางการ มีส่วนกระตุ้นให้การจัดระบบบริการและเผยแพร่สารสนเทศได้คำนึงถึงการส่งเสริมให้มีการถ่ายทอดสารสนเทศในทุกลักษณะอย่างกว้างขวาง ทั้งนี้เพื่อให้เกิดการติดต่อสื่อสารและการไหลเวียนของสารสนเทศเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพระหว่างสารสนเทศกับผู้ที่ต้องการใช้สารสนเทศนั้น โดยมีระบบและบริการสารสนเทศเป็นแกนสำคัญและมีบทบาทในการตอบสนองความต้องการสารสนเทศของผู้ใช้ซึ่งต้องการค้นเรื่องที่ต้องการ ระบบสารสนเทศไม่เพียงแต่อำนวยความสะดวก ให้ความช่วยเหลือและให้บริการในสิ่งที่มี หรือสิ่งที่จัดเตรียมไว้ให้ในรูปแบบต่างๆ เท่านั้นแต่จะต้องสามารถเชื่อมโยงบริการกับระบบบริการอื่นๆ แม้แต่แหล่งที่ไม่เป็นทางการ อาจกล่าวได้ว่าการบริการและเผยแพร่สารสนเทศเป็นกิจกรรมที่มีขอบเขตกว้างขวางและซับซ้อน แต่ก็สามารถดำเนินงานได้อย่างเป็นระบบ


ที่มา :  มหาวิทยาสุโขทัยธรรมาธิราช. (2549). การบริการและการเผยแพร่สารสนเทศ หน่วยที่ 1-7.  
พิมพ์ครั้งที่4. นนทบุรี : มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช.

เป้าหมายของการส่งเสริมการใช้และเผยแพร่สารสนเทศ

สารสนเทศในยุคปัจจุบันมีมากมายหลายรูปแบบ บทบาทของสถาบันบริการสารสนเทศจึงเปลี่ยนไปตามยุคสมัย สถาบันบริการสารสนเทศในฐานะที่ทำหน้าที่อำนวยความสะดวกในการเข้าถึงสารสนเทศที่ผู้ใช้ต้องการ จำเป็นต้องปรับตัวให้ทันกับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น โดยการที่ผู้ปฏิบัติงานในสถาบันบริการสารสนเทศจำเป็นต้องเตรียมบุคลากรที่พร้อมให้บริการในการที่จะหาหนทางหรือวิธีการซึ่งจำเป็นทำให้ได้ทราบถึงพัฒนาการใหม่ๆ ความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น ตลอดจนผลิตภัณฑ์ด้านสารสนเทศล่าสุด เช่น วารสารอิเล็กทรอนิกส์ ฐานข้อมูลออนไลน์ หนังสือ อิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้น

             1.  การให้การศึกษาผู้ใช้

การให้การศึกษาผู้ใช้ มีความมุ่งหมายที่จะให้ผู้ใช้รู้จักและเข้าใจทรัพยากรสารสนเทศ แหล่งสารสนเทศเครื่องมือช่วยการค้นคว้าและกลยุทธ์การค้นหาสารสนเทศ เพื่อให้ผู้ใช้มีความรู้ และความสามารถในการค้นหาสารสนเทศที่ต้องการ ผู้ใช้จำนวนมากมีความคุ้นเคยกับบริการและรูปแบบของสารสนเทศที่ตนเคยมีประสบการณ์ประกอบกับความรู้ และความเข้าใจเกี่ยวกับรูปแบบและบริการใหม่ๆ ซึ่งเกิดขึ้นทีหลัง

               2.  การเผยแพร่กิจกรรมบริการ

            สถาบันบริการสารสนเทศมักเผยแพร่กิจกรรมของหน่วยงานอยู่เสมอ เพื่อให้ผู้ใช้ทราบขอบเขตของบริการและศักยภาพของหน่วยงานที่จะตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ เนื่องจากผู้ใช้จำนวนมากมีความสนใจที่จะได้สารสนเทศที่ต้องการก็ต่อเมื่อมีความจำเป็นจะต้องใช้สารสนเทศเพื่อประโยชน์อย่างใดอย่างหนึ่ง จึงเป็นการยากที่จะให้ผู้ใช้ทุกคนติดตามความเคลื่อนไหว หรือศึกษาขอบเขตความรับผิดชอบของสถาบันบริการสารสนเทศอยู่อย่างสม่ำเสมอ ด้วยเหตุนี้ จึงเป็นหน้าที่ของสถาบันบริการสารสนเทศที่จะต้องให้ข่าวสารการบริการและกิจกรรมของสถาบันแกผู้ใช้ที่อยู่ในเป้าหมาย ซึ่งอาจทำในรูปแบบต่างๆ ได้

               3.  การสร้างสัมพันธภาพที่ดี

            ในการวางแผนและดำเนินงานกิจกรรมในระบบบริการสารสนเทศนั้น จะพบได้ว่าผู้ใช้เป็นปัจจัยที่สำคัญประการหนึ่ง ในการกำหนดความต้องการและทิศทางการบริการโดยตรง โดยการให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ ดังนั้นการให้การติดต่อสัมพันธ์กันอย่างใกล้ชิดระหว่างผู้ให้บริการ จะทำให้ผู้ให้บริการสามารถติดตามความเคลื่อนไหวที่เกี่ยวกับความสนใจของผู้ใช้ในการศึกษาค้นคว้า วิจัย ตลอดจนการพัฒนาวิชาการในสาขาต่างๆ โดยตรง จึงนับเป็นการเผยแพร่และส่งเสริมการใช้ที่สำคัญอีกทางหนึ่ง

                4.  การนำเสนอสารสนเทศและทรัพยากรสารสนเทศ

            การนำเสนอสารสนเทศและทรัพยากรสารสนเทศและทรัพยากรสารสนเทศให้ผู้ใช้พบเห็นหรือสัมผัสได้ง่าย เป็นการเพิ่มโอกาสให้แก้ผู้ใช้สารสนเทศซึ่งอาจจะมีความสำคัญต่องานของเขาเป็นอย่างมาก นอกจากนี้ยังเป็นการกระตุ้นความต้องการของผู้ใช้ด้วย

ที่มา  :  มหาวิทยาสุโขทัยธรรมาธิราช. (2549). การบริการและการเผยแพร่สารสนเทศ หน่วยที่ 1-7.  

พิมพ์ครั้งที่4. นนทบุรี : มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช.

องค์ประกอบสำคัญในการจัดบริการเพื่อการเผยแพร่สารสนเทศ

1. ผู้ใช้
            การเผยแพร่สารสนเทศเป็นการจัดส่งสารสนเทศให้แก่ผู้ใช้ตามที่ผู้ใช้ต้องการ หรือเปิดโอกาสให้ผู้ใช้เข้ามาใช้สารสนเทศต่างๆด้วยตนเอง ความหมายของการเผยแพร่สารสนเทศที่แท้จริงไม่เพียงแต่นำเสนอสารสนเทศเรื่องใดเรื่องหนึ่งออกไปเท่านั้นแต่ต้องติดตามผลการใช้ประโยชน์ของสารสนเทศด้วย

       การจัดบริการเพื่อการเผยแพร่สารสนเทศจะจัดขึ้นเป็นประจำหรือครั้งคราวก็ได้ โดยที่สถาบันบริการสารสนเทศอาจศึกษาความต้องการของผู้ใช้ไว้ล่วงหน้า และริเริ่มกิจกรรมบริการเพื่อการเผยแพร่สารสนเทศในรูปแบบต่างๆ ที่เป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้ หรือในอีกทางหนึ่งผู้ใช้ติดต่อสถาบันบริการสารสนเทศโดยตรง และเป็นฝ่ายกำหนดรูปแบบของบริการสารสนเทศที่ต้องการ ในการจัดกิจกรรมเพื่อเผยแพร่สารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งช่วยสนับสนุนความเจริญก้าวหน้าทางวิชาการอันเป็นประโยชน์ต่อการพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมประเทศชาติโดยส่วนรวมนั้นต้องใช้ค่าใช้จ่ายเป็นจำนวนสูง และใช้เวลานานเพื่อพัฒนาขีดความสามารถและส่งเสริมให้บริการและกิจกรรมที่จัดให้มีขึ้นนั้นเป็นที่รู้จักแพร่หลาย

 2.ทรัพยากรสารสนเทศ

            ทรัพยากรสารสนเทศ หมายถึงสิ่งที่ได้รับการบันทึกเป็นหลักฐาน และได้คัดเลือกมาเพื่อการบริการสารสนเทศ หากพิจารณาจากมุมมองของสถาบันบริการสารสนเทศ ทรัพยากรสารสนเทศเป็นองค์ประกอบที่สำคัญยิ่งในการจัดบริการเพื่อสนองภารกิจขององค์การหรือหน่วยงาน

            ทรัพยากรสารสนเทศนี้อยู่ในรูปของวัสดุหลากหลายชนิดและลักษณะ เช่น หนังสือ เอกสาร เทปเสียง เป็นต้น โดยทั่วไปสถาบันบริการสารสนเทศรวบรวมและจัดการทรัพยากรสารสนเทศในรูปแบบต่างๆ ตามภารกิจหรือประเภทของสถาบันหรือองค์การ เช่น ห้องสมุดมีทรัพยากรสารสนเทศที่เป็นหนังสือ เอกสาร วารสาร แผนที่ รูปปั้น โบราณวัตถุ อาวุธ หรือภาชนะที่ขุดค้นได้ ฐานข้อมูลเฉพาะด้าน เป็นต้น

            ทรัพยากรสารสนเทศจึงครอบคลุมแหล่งค้นค้นประเภทต่างๆ เช่นพจนานุกรม สารานุกรม แหเริ่มล่งสารสนเทศทางภูมิศาสตร์ หนังสือรายปี เป็นต้น โดยในระยะแรกเป็นสิ่งพิมพ์ในรูปกระดาษ ต่อมาได้ขยายขอบเขตไปยังสื่อ โสตทัศน์ เช่น เทปเสียง เทปวีดีทัศน์ เป็นต้น ในระยะหลังจึงได้เริ่มรวบรวมสารสนเทศในรูปดิจิทัล เช่น แฟ้มข้อมูลดรรชนีที่เก็บในฮาร์ดดิสก์และสื่อออปติกหรือซีดีรอมโดยลำดับ

 3. สถาบันบริการสารสนเทศ

สถาบันบริการสารสนเทศมีภารกิจสำคัญคือ การให้ผู้ใช้ได้เข้าถึงและใช้สารสนเทศที่ต้องการ ภารกิจสำคัญนี้สะท้อนให้เห็นความสำคัญของผู้ใช้และความต้องการสารสนเทศ โดยสถาบันพยายามรวบรวม จัดเก็บ และจัดหมวดหมู่ทรัพยากรสารสนเทศ และจัดบริการประเภทและรูปแบบต่างๆ เพื่อให้ผู้ใช้ได้เข้าถึงสารสนเทศที่ ตรงกับความต้องการของผู้ใช้ให้มากที่สุด โดยไม่คำนึงถึงว่าทรัพยากรสารสนเทศนั้นจะอยู่ในรูปลักษณ์ใดและมาจากแหล่งใด

ดังนั้น สถาบันบริการสารสนเทศจึงเป็นตัวกลาง ระหว่างผู้ใช้และทรัพยากรสารสนเทศทั้งหลาย ซึ่งได้บันทึกไว้ในรูปลักษณ์ใดรูปลักษณ์หนึ่ง เช่น ลายมือเขียน หนังสือ ฐานข้อมูล เป็นต้น ในระยะหลังสถาบันบริการสารสนเทศได้นำเทคโนโลยีมาใช้ทั้งในการจัดการและการให้บริการต่างๆอย่างกว้างขวาง ทำให้ทรัพยากรสารสนเทศที่จัดให้มีทั้งอยู่ที่ในและภายนอกสถาบันบริการสารสนเทศ และทำให้สามารถจัดบริการในระยะไกลโดยผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องเดินทางมาใช้บริการภายในสถาบัน รวมทั้งบริการที่ผู้ใช้สามารถเข้าได้ตลอด24ชั่วโมงและทุกวันในสัปดาห์

ปัจจัยสำคัญ 3 ด้านในการจัดกิจกรรมบริการของสถาบันบริการของสถาบันบริการสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพ คือ ผู้ให้บริการสารสนเทศ สิ่งอำนวยความสะดวกและอุปกรณ์ และวิธีดำเนินงานเพื่อการเผยแพร่สารสนเทศ

3.1 ผู้ให้บริการสารสนเทศ จัดเป็นปัจจัยสำคัญในการจัดกิจกรรมบริการเพื่อเผยแพร่สารสนเทศ ยิ่งในปัจจุบัน สถาบันบริการสารสนเทศมีช่องทางในการเผยแพร่สารสนเทศที่กว้างขวางและหลากหลายกว่าเดิม ม่ว่าจะเป็นในรูปกระดาษ สื่อโสตทัศน์ และสื่ออิเล็กทรอนิกส์หรือดิจิทัลช่องทางอิเล็กทรอนิกส์นี้ช่วยให้ผู้ให้บริการสามารถจัดบริการที่เปิดกว้างขึ้น มีกิจกรรมหลายด้านสามารถจัดขึ้นให้บริการตลอดทั้งวัน ผู้บริการจึงจำเป็นต้องปรับปรุงรปแบบการให้บริการและเผยแพร่สารสนเทศที่ไม่มีขอบเขตจำกัดอยู่เพียงสถาบันบริการสารสนเทศเท่านั้น

กิจกรรมบริการเพื่อการเผยแพร่สารสนเทศไม่แตกต่างจากกิจกรรมบริการทั่วไป ผู้ให้บริการต้องรู้หลักและแนวปฏิบัติการให้บริการที่มีประสิทธิภาพ การเลือกจัดรูปแบบการบริการสำหรับผู้ใช้ต่างกลุ่ม/ประเภท รวมทั้งมีมนุษยสัมพันธ์ในการติดต่อสื่อสาร และมีความสามารถในการสื่อสารทั้งการพูดและการเขียนอย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดกิจกรรมบริการเพื่อการเผยแพร่สารสนเทศที่มีประสิทธิภาพจ้เป็นต้องอาศัยความร่วมมือจากขุมปัญญาในองค์การหรือท้องถิ่น เช่น นักวิชาการ นักวิชาชีพ ซึ่งโดยปกติแล้วเป็นทั้งผู้ผลิตและผู้ใช้สารสนเทศในด้านต่างๆ โดยขุมปัญญาเหล่านี้ถือเป็นผู้มีความรู้ ความเชี่ยวชาญเฉพาะสาขาวิชาหรือเฉพาะด้านอย่างสูง จึงถือเป็นแหล่งสานสนเทศที่สำคัญในการประเมินค่าและคุณภาพของสารสนเทศนั้นๆ หรือการร่วมเป็นคณะกรรมการหรือเป็นที่ปรึกษาในโครงการเผยแพร่สารสนเทศบางโครงการได้

โดยทั่วไป ผู้ให้บริการสารสนเทศจึงมีภารกิจสำคัญในการจัดกิจกรรมบริการเพื่อการเผยแพร่สารสนเทศดังนี้

3.1.1 การรวบรวมสารสนเทศโดย ดึง หรือ คัดเลือกจากทรัพยากรสารสนเทศทั้งที่จัดให้บริการภายในและภายนอกสถาบันบริการสารสนเทศ โดยมีการประเมินค่าและคุณภาพของสารสนเทศที่ได้รวบรวม ทั้งนี้อาจได้รับความร่วมมือและสนับสนุนจากขุมปัญญาในองค์กรหรือท้องถิ่น

3.1.2 การจัดกลุ่มหรือหมวดหมู่สารสนเทศ โดยนำสารสนเทศที่รวบรวมมาได้นั้นมาจัดเป็นหมวดหมู่ และอยู่ในลักษณะที่เหมาะสมกับการบริการแต่ละประเภท

3.1.3 การดำเนินงานตามขั้นตอนการให้บริการบริการพื่อเผยแพร่สารสนเทศ โดยนำสารสนเทศที่ได้รวบรวมและจัดกลุ่มหรือหมวดหมู่นั้นมาดำเนินการเพื่อให้บริการต่างๆแก่ผู้ใช้ได้อย่างรวดเร็วและทันกาล อาจเป็นการจับคู่สารสนเทศให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้ เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ในการจัดกิจกรรมและอำนวยประโยชน์สูงสุดแก่ผู้ใช้

3.2 สิ่งอำนวยความสะดวกและอุปกรณ์ สิ่งอำนวยความสะดวกและอุปกรณ์ที่มีผลอย่างมากต่อกิจกรรมบริการเพื่อการเผยแพร่สารสนเทศที่มีประสิทธิภาพ โดยครอบคลุมสถานที่ปฏิบัติงานและให้บริการ คอมพิวเตอร์ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ในการจัดเก็บ ค้นคืนสารสนเทศ อันได้แก่ การเชื่อมโยงเข้ากับเครือข่ายคอมพิวเตอร์ภายในองค์การหรือกับเครือข่ายสากล คือ อินเทอร์เน็ต เป็นต้น  ในกรณีที่มีงบประมาณจำกัด ควรจัดลำดับความสำคัญในการจัดหาอุปกรณ์และต้องพิจารณาถึงค่าใช้จ่ายในการนำอุปกรณ์คอมพิวเตอร์มาใช้ในการปฏิบัติงาน

3.3 วิธีการดำเนินงานเพื่อการเผยแพร่สารสนเทศ วิวัฒนาการความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีสารสนเทศส่งผลต่อวิธีการดำเนินงานเผยแพร่สารสนเทศเป็นอย่างมากส่วนใหญ่เป็นการเผยแพร่ผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ สถาบันบริการสารสนเทศสามารถจัดบริการเผยแพร่ทั้งภายในและภายนอกสถาบันได้ อย่างไรก็ตาม ในการดำเนินงานเพื่อการเผยแพร่สารสนเทศนั้นมีประเด็นสำคัญที่ต้องพิจารณา คือ

3.3.1 ข้อจำกัดในการเผยแพร่ได้แก่ การอนุญาตให้เข้าถึงสารสนเทศแต่ละแห่งตามประเภทของสมาชิก รวมทั้งการมีค่าใช้จ่ายในการใช้บริการสารสนเทศบางประเภทเกิดขึ้น

3.3.2 การใช้ทรัพยากรสารสนเทศร่วมกัน  เนื่องจากปัญหาด้านเศรษฐกิจที่สถาบันบริการสารสนเทศทุกแห่งประสบนั้น ทำให้แต่ละสถาบันให้ความสำคัญในการใช้ประโยชน์ทรัพยากรสารสนเทศร่วมกัน และประกอบกับเทคโนโลยีสารสนเทศด้านเครือข่ายพัฒนาก้าวหน้าไปมาก ซึ่งส่งผลต่อการดำเนินการที่มีประสิทธิภาพในการให้บริการ

3.3.3การฝึกอบรมของผู้ให้บริการและผู้ใช้บริการอย่างต่อเนื่อง ทั้งผู้ให้และผู้ใช้บริการควรสนใจค้นคว้าหาความรู้ที่เกี่ยวข้องอย่างสม่ำเสมอ โดยการเข้าร่วมฝึกอบรม สัมมนาความรู้ใหม่ๆ เพื่อประโยชน์ต่อการดำเนินงาน

การฝึกอบรมของผู้ให้บริการ ควรจัดทำในลักษณะของการให้การศึกษาผู้ใช้ ซึ่งหมายถึงการพัฒนาผู้ใช้ให้รู้จักและเข้าใจทรัพยากรสารสนเทศ แหล่งสารสนเทศ คู่มือช่วยในการค้นคว้าและกลยุทธ์การค้นคืนสารสนเทศ เพื่อให้ผู้ใช้มีความรู้ความสามารถในการค้นหาสารสนเทศที่ต้องการได้ด้วยตนเอง และการประเมินสารสนเทศค้นคืนได้ ทั้งนี้อาจใช้วิธีการแนะนำและปฐมนิเทศการใช้ห้องสมุด หรือการสอนการค้นคว้าแหล่งสารสนเทศ

ที่มา : มหาวิทยาสุโขทัยธรรมาธิราช. (2549). การบริการและการเผยแพร่สารสนเทศ หน่วยที่ 1-7.  

พิมพ์ครั้งที่4. นนทบุรี : มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช.

แนวคิดเกี่ยวกับการเผยแพร่สารสนเทศ

           

    

  การเผยแพร่สารสนเทศ (Information dissemination)เป็นช่องทางสำคัญในการสื่อเพื่อเผยแพร่สารสนเทศจากแหล่งหนึ่งไปยังอีกแหล่งหนึ่ง เช่น จากผู้เขียนไปยังผู้อ่าน จากสถาบันบริการสารสนเทศไปยังผู้ใช้ เป็นต้น สารสนเทศที่เผยแพร่อาจอยู่ในรูปของข้อความ ตัวเลข เสียง ภาพ มัลติมิเดีย และอาจบันทึกไว้บนกระดาษ สื่อโสตทัศน์ สื่อแม่เหล็ก หรือสื่อออปติก

            การเผยแพร่สารสนเทศโดยทั่วไปมีการเผยแพร่อย่างไม่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ การเผยแพร่สารสนเทศอย่างไม่เป็นทางการอาจมีลักษณะของการพูดคุยในระหว่างการประชุมสัมมนา การติดต่อทางโทรศัพท์ การีติดต่อทางไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ การร่วมในกลุ่มสนทนาอิเล็กทรอนิกส์ (listserv)ในหัวข้อต่างๆ เป็นต้น ส่วนการเผยแพร่สารสนเทศอย่างเป็นทางการนั้นมีการบันทึกสารสนเทศไว้เป็นหลักฐานในรูปลักษณ์ต่างๆ เช่น เอกสารการบรรยายทางวิชาการ หนังสือ ตำรา รายงานการประชุมทางประชุมวิชาการ เอกสารทางวิชาการ วารสาร เป็นต้น ซึ่งนิยมเรียกสิ่งพิมพ์เหล่านี้อย่างกว้างๆว่า สิ่งพิมพ์วิชาการ โดยถือเป็นสื่อที่สำคัญยิ่งในการเผยแพร่ความรู้และสารสนเทศใหม่และเป็นประโยชน์ต่อสาธารณะ ยิ่งกว่านั้นสิ่งพิมพ์ทางวิชาการที่มีคุณภาพจะมีกระบวนการพิจารณาคุณภาพโดยผู้ทรงคุณวุฒิซึ่งเป็นผู้ร่วมวิชาชีพหรือนักวิชาการแขนงเดียวกัน (peer-review process)สถาบันบริการสารสนเทศประเภทต่างๆล้วนมีภารกิจสำคัญในการจัดบริการเผยแพร่นั้นมุ่งเน้นสารสนเทศที่ได้รับการบันทึกไว้เป็นหลักฐานสำคัญ

            การเผยแพร่สารสนเทศเป็นกิจกรรมสำคัญของสถาบันบริการสารสนเทศ เกี่ยวข้องกับงานประชาสัมพันธ์กิจกรรมและภารกิจของสถาบัน และการเผยแพร่สารสนเทศในรูปแบบที่สะดวกแก่ผู้ใช้ให้มากที่สุด การเผยแพร่สารสนเทศที่สำคัญ คือ เป็นการจัดส่งสารสนเทศไปยังผู้ใช้ โดยอาจเป็นการจัดส่งไปยังผู้ใช้ที่สถาบันคาดว่าจะใช้ประโยชน์จากสารสนเทศนั้น หรือจัดส่งไปยังผู้ใช้ตามที่ร้องขอ ทั้งนี้สารสนเทศที่จัดส่งอาจอยู่ในรูปเอกสาร บทความ จดหมายข่าว เอกสารเวียน และทั้งที่เป็นกระดาษและ/หรืออิเล็กทรอนิกส์

            การเผยแพร่สารสนเทศนั้นในระยะต้นส่วนใหญ่เป็นการเผยแพร่ทางเดียว กล่าวคือ การที่ผู้ให้บริการสารสนเทศจัดส่งสารสนเทศให้แก่ผู้ใช้ ไม่ว่าผู้ใช้จะร้องขอหรือไม่ก็ตาม และอาจมีการสอนหรือแนะนำให้ผู้ใช้ได้รู้จักวิธีการแสวงหาสารสนเทศเพื่อประโยชน์ในการแสวงหาสารสนเทศด้วยตนเอง เมื่อได้ให้บริการแล้ว ถือว่าได้ดำเนินการครบกระบวนการเผยแพร่สารสนเทศ ในระยะหลัง การเผยแพรสารสนเทศด้วยตนเอง เมื่อได้ให้บริการแล้ว ถือว่าได้ดำเนินการครบกระบวนการเผยแพร่สารสนเทศ ในระยะหลัง การเผยแพร่สารสนเทศมีลักษณะปฏิสัมพันธ์โดยทั้งให้ผู้บริการและผู้ใช้มีการสื่อสารระหว่างกัน และให้ผลป้อนกลับเพื่อใช้ปรับปรุงกิจกรรมการเผยแพร่สารสนเทศให้เหมาะสมและตรงกับความต้องการของผู้ใช้สอดคล้องกับสภาพการเผยแพร่สารสนเทศในสาขาวิทยาการหรือแต่ละศาสตร์ที่เกี่ยวข้องหรือตามนโยบายการให้บริการของสถาบันบริการสารสนเทศแห่งนั้นๆ

            สถาบันบริการสารสนเทศมักจัดเผยแพร่สารสนเทศใน  ลักษณะ คือ การเผยแพร่สารสนเทศเชิงรับ (passive)และเชิงรุก (proactive)การเผยแพร่สารสนเทศเชิงรับ นั้นมุ่งเน้นการจัดบริการการเผยแพร่ดั้งเดิม คือ การเผยแพร่สารสนเทศให้แก้ผู้ใช้ตามที่ผู้ใช้ร้องขอ โดยอยู่ในขอบเขตการจัดบริการของสถาบันบริการสารสนเทศ เช่น สถาบันบริการสารสนเทศแห่งหนึ่งจัดบริการแปลเอกสารภาษาต่างประเทศ ผู้ใช้ที่สนใจจะต้องขอใช้บริการดังกล่าว โดยแจ้งต่อผู้ใช้บริการ โดยทางโทรศัพท์ หรือไปแจ้งความจำนง ณ สถาบันบริการสารสนเทศแห่งนั้นด้วยตนเอง เพื่อขอทราบเงื่อนไขหรือลักษณะการให้บริการแปล หากผู้ใช้รายนี้ไม่ได้ขอใช้บริการดังกล่าว อาจเป็นเพราะไม่ทราบว่าสถาบันบริการสารสนเทศแห่งดังกล่าวจัดบริการแปล หรืออาจเคยใช้บริการแล้วแต่รู้สึกว่าการแปลมีข้อบกพร่อง หรือให้บริการช้าเกินไป ไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตาม สถาบันบริการสารสนเทศย่อมพลาดโอกาสในการให้บริการเผยแพร่สารสนเทศแก่ผู้ใช้รายนี้

            ในทางกลับกัน จากข้อจำกัดของบริการเผยแพร่สารสนเทศเชิงรับ และจากสภาพปัจจุบันที่มีการเผยแพร่สารสนเทศและบริการต่างๆ อย่างกว้างขวางผ่านอินเทอร์เน็ต ทั้งที่เป็นบริการที่คิดและไม่คิดมูลค่า สถาบันบริการสารสนเทศจำนวนมากจึงหันมาปรับปรุงบริการการเผยแพร่สารสนเทศให้อยู่ในเชิงรุก คือ มีการศึกษาและรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับผู้ใช้ เช่น ลักษณะการใช้สารสนเทศ ความสนใจเป็นต้น เพื่อใช้ในการคาดการณ์ความต้องการของผู้ใช้และจัดบริการเผยแพร่สารสนเทศเชิงรับที่ผู้ใช้เป็นผู้ริเริ่มขอใช้บริการ เมื่อได้รับคำร้องแล้ว จึงจัดบริการเผยแพร่สารสนเทศให้แก่ผู้รับตามกรอบหรือประเภทของบริการที่สถาบันบริการสารสนเทศกำหนดไว้

บทบาทของเทคโนโลยีสารสนเทศในการเผยแพร่สารสนเทศ

            ปัจจุบันการเผยแพร่สารสนเทศทำได้อย่างสะดวก รวดเร็ว ยืดหยุ่นและประหยัด เนื่องจากเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารที่เปลี่ยนแปลงกระบวนการเผยแพร่สารสนเทศทั้งในระหว่างบุคคล ไปสู่กลุ่มผู้ใช้ หรือแก่สาธารณะโดยอินเทอร์เน็ตได้เข้ามามีบทบาทในการสื่อสารทั้งในระดับบุคคล กลุ่มบุคคล ภายในหน่วยงาน ระหว่างหน่วยงานโดยไม่จำกัดเวลาและสถานที่

            บริการที่สำคัญบนอินเทอร์เน็ตที่นำมาใช้ในการเผยแพร่สารสนเทศอย่างแพร่หลายนั้น คือ ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งเป็นการสื่อสารระหว่างบุคคล ทำให้สามารถจัดส่งสารสนเทศในรูปอิเล็กทรอนิกส์ไปถึงผู้ใช้แต่ละคนได้อย่างสะดวก กลุ่มสนทนาทางอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งเป็นการสนทนาร่วมกันในกลุ่มสมาชิกในหัวข้อใดหัวข้อหนึ่งกระดานสนทนา (web board)เป็นกระดานสนทนาในหัวข้อใดหัวข้อหนึ่ง แต่เปิดกว้างให้กับสารธารณะชน และเวิลด์ไวด์เว็บ (World Wide Web)หรือ (web)ซึ่งเป็นการบริการเผยแพร่ข้อมูล ข่าวสาร หรือสารสนเทศทางระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตในรูปแบบที่เรียกว่า ไฮเปอร์เท็กซท์ (hypertext)และจัดเป็นบริการสำคัญที่ใช้กันอย่างกว้างขวางที่สุด

            ดังนั้น หากพิจารณาบทบาทของเทคโนโลยีสารสนเทศที่มีต่อการเผยแพร่สารสนเทศแล้ว อาจจำแนกบทบาทดังกล่าวออกเป็น

 ด้าน คือ การเป็นช่องทางในการเผยแพร่สารสนเทศ และการขยายขอบเขตของทรัพยากรสารสนเทศ จากเดิมที่อยู่ในรูปกระดาษ สื่อโสตทัศน์ประเภทต่างๆ ไปอยู่ในรูปอิเล็กทรอนิกส์หรือดิจิทัล

            เครือข่ายคอมพิวเตอร์โดยเฉพาะอินเทอร์เน็ตหรือเวิลด์ไวด์เว็บเข้ามาเป็นช่องทางสำคัญในการเผยแพร่สารสนเทศอย่างกว้างขวาง ไม่ว่าจะเป็นการเผยแพร่สารสนเทศทั้งอย่างเป็นทางการและไม่เป็นทางการ เช่น มีการเปิดบริการให้ผู้ใช้ค้นแคตาล็อกของห้องสมุดผ่านเวิลด์ไวด์เว็บ ทำให้บุคคลทั่วไปสามารถค้นหาทรัพยากรสาสรสนเทศในสถาบันบริการสารสนเทศ โดยไม่ต้องเดินทางมาที่สถาบัน และเป็นบริการที่เผยแพร่ไปยังระดับภูมิภาคและสากลได้ตลอดเวลา หรือการเผยแพร่สารสนเทศทันสมัยในรูปจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ผ่านอินเทอร์เน็ตไปยังสมาชิกหรือผู้สนใจทั้งภายในและภายนอกหน่วยงาน อาจกล่าวได้ว่า เครือข่ายคอมพิวเตอร์โดยเฉพาะอินเทอร์เน็ตมีบทบาทสำคัญต่อการเผยแพร่สารสนเทศจนอาจจัดเป็นโครงสร้างพื้นฐานที่สำคัญของสถาบันบริการสารสนเทศในยุคปัจจุบัน

            ยิ่งกว่านั้น ยังเกิดการผลิตและการตีพิมพ์สารสนเทศในรูปลักษณ์ต่างๆ ด้วยคอมพิวเตอร์ เกิดสิ่งพิมพ์ในรูปของสื่ออิเล็กทรอนิกส์หรือสื่อดิจิทัล หรือที่เรียกกระบวนการดังกล่าวว่าการพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์ โดยสิ่งพิมพ์เหล่านี้อาจเผยแพร่ทั้งในรูปของกระดาษและ/หรืออิเล็กทรอนิกส์ หรืออาจอยู่ในรูปดิจิทัลหรืออิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น สิ่งพิมพ์หรือเอกสารเหล่านี้ทวีจำนวนมากขึ้นอย่างรวดเร็ว โดยมีคุณภาพแตกต่างกันไป และมีทั้งเผยแพร่แบบให้เปล่าและคิดมูลค่าบริการเผยแพร่สารสนเทศจึงได้รับผลกระทบโดยตรงจากการพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์ เพราะสิ่งพิมพ์จำนวนมาก เช่นวารสาร เอกสาร อ้างอิงนั้นเผยแพร่ในรูปดิจิทัล จึงจำเป็นต้องปรับปรุงลักษณะการให้บริการ โดยมีการรวบรวมสารสนเทศจากแหล่งสารสนเทศทางอิเล็กทรอนิกส์ที่เพิ่มปริมาณ และต้องมีวิธีการในการให้บริการที่หลากหลายด้วย ตัวอย่างเช่น เกิดบริการหน้าสารบัญวารสารและบริการสารสนเทศทันสมัยที่จัดทำเป็นเอกสารหรือวารสารอิเล็กทรอนิกส์และเผยแพร่ผ่านอินเทอร์เน็ต บริการเหล่านี้มีทั้งที่จัดทำบุคคล องค์การ สมาคมวิชาชีพ

การเผยแพร่สารสนเทศในวงวิชาการที่สำคัญ

            บริการเผยแพร่สารสนเทศในวงวิชาการจัดเป็นบริการสำคัญที่สถาบันบริการสารสนเทศต่างๆจัดขึ้น เพื่อช่วยเผยแพร่สารสนเทศจากแหล่งต่างๆไปยังผู้ใช้ที่มีความต้องการสารสนเทศ เช่น นักเรียนนักศึกษาต้องทำรายงาน นักวิจัย นักวิชาการและคณาจารย์ต้องการติดตามสารสนเทศใหม่ๆในหัวข้อเฉพาะตามความสนใจรูปแบบสิ่งพิมพ์ซึ่งเป็นผลจากการเผยแพร่สารสนเทศในวงวิชาการ ทั้งนี่อาจจำแนกประเภทของการเผยแพร่สารสนเทศในวงวิชาการตามเวลาในการตีพิมพ์และเผยแพร่ และตามแหล่งที่มา

ประเภทของการเผยแพร่สารสนเทศในวงวิชาการจำแนกตามเวลาในการตีพิมพ์และเผยแพร่

            การตีพิมพ์และเผยแพร่ (publishing)เป็นกระบวนการสำคัญในการเผยแพร่สารสนเทศและความรู้ศาสตร์ต่างๆไปยังสถานะ โดยทั่วไปถือว่าสิ่งพิมพ์ที่มีการตีพิมพ์และเผยแพร่จะมีคุณค่าต่อความก้าวหน้าของศาสตร์นั้นๆ อันอำนวยประโยชน์ต่อการขยาย สืบทอดและสั่งสมองค์ความรู้อย่างเป็นระบบระเบียบ โดยมีสำนักพิมพ์เป็นผู้ดำเนินการในการตีพิมพ์และเผยแพร่สิ่งพิมพ์ทางวิชาการผ่านกลไกการค้าหนังสือและสิ่งพิมพ์ ในรูปของธุรกิจจัดจำหน่ายหนังสือและการบอกรับวารสารทั้งในระดับประเทศ ภูมิภาคและสากล นอกจากนี้สำนักพิมพ์ทางวิชาการที่มีชื่อเสียงจึงเป็นเกณฑ์สำคัญประการหนึ่งในการประเมินค่าของสิ่งพิมพ์ทางวิชาการรายการนั้นๆ

            ดังนั้น จึงสามารถจำแนกประเภทของการเผยแพร่สารสนเทศในวงวิชาการตามเวลาในการตีพิมพ์และเผยแพร่ออกเป็น 2 กลุ่มใหญ่ คือ เอกสารก่อนการตีพิมพ์และเผยแพร่ และเอกสารหลังการตีพิมพ์และเผยแพร่

            เอกสารก่อนการตีพิมพ์และการเผยแพร่ (pre-print publication)เนื่องจากกระบวนการตีพิมพ์และเผยแพร่กินเวลาไม่น้อย นับแต่การส่งร่างต้นฉบับให้สำนักพิมพ์พิจารณาคัดเลือก การบรรณาธิการและการจัดเตรียมต้นฉบับ นอกจากนี้ยังมีร่างต้นฉบับที่สำนักพิมพ์ไม่ผ่านการคัดเลือกให้ตีพิมพ์และเผยแพร่อีกด้วย กอปรกับอินเทอร์เน็ตและการพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์ได้กลายเป็นเครื่องมือสำคัญที่เปิดโอกาสให้นักวิชาการจำนวนไม่น้อยหันมาจัดพิมพ์และเผยแพร่ร่างต้นฉบับของตนอย่างสะดวก รวดเร็ว ประหยัดและโดยไม่จำเป็นต้องผ่านสำนักพิมพ์ นักวิชาการโดยเฉพาะคณาจารย์ในสถานศึกษาและนักวิจัยในสถาบันวิจัยต่างๆ จึงเผยแพร่ผลงานทางวิชาการของตนเองได้ก่อนการตีพิมพ์เผยแพร่ โดยผ่านทางเวิลด์ไวด์เว็บของหน่วยงานที่สังกัด เวิลด์ไวด์เว็บส่วนตัว หรือเวิลด์ไวด์เว็บสมาคมวิชาการหรือวิชาชีพ มหาวิทยาลัยขนาดใหญ่หลายแห่งในซีกโลกตะวันตกให้การสนับสนุนคณาจารย์และนักวิจัยของตนด้วยการจัดให้มีคอมพิวเตอร์บริการสำหรับเอกสารก่อนการพิมพ์และการเผยแพร่ในสาขาวิชาต่างๆ เพื่อเอื้อต่อการเผยแพร่สารสารสนเทศทางวิชาการไปยังสาธารณะได้อย่างรวดเร็ว คล่องตัวและประหยัดกว่าการให้สำนักพิมพ์ดำเนินการซึ่งกินเวลานานกว่าและอาจทำให้สิ่งพิมพ์ทางวิชาการราคาสูงกว่ามาก อันส่งผลต่อการเข้าถึงสารสนเทศด้วย

            เอกสารหลังการตีพิมพ์และเผยแพร่ (post-print publication)หมายถึงเอกสารที่ได้ตีพิมพ์และเผยแพร่แล้ว อาจแบ่งได้เป็น 2 กลุ่มคือ

1.            เอกสารที่ได้รับความคุ้มครองทางลิขสิทธิ์

2.            เอกสารที่ไม่ได้รับความคุ้มครองตามกฎหมายลิขสิทธิ์

ประเภทของการเผยแพร่สารสนเทศในวงวิชาการจำแนกตามแหล่งที่มา

            สารสนเทศที่มีการจัดเก็บและเผยแพร่ในรูปแบบใดก็ตาม สามารถแบ่งการเผยแพร่สารสนเทศในวงวิชาการตามแหล่งที่มาออกเป็น 3 ประเภท คือ แหล่งปฐมภูมิ แหล่งทุติยภูมิ และแหล่งตติยภูมิ

            แหล่งปฐมภูมิ (primary source)เป็นสารสนเทศและข้อมูลที่ได้มาจากต้นแหล่งโดยตรง เช่น การสำรวจตลาดที่รวบรวมข้อมูลโดยการสัมภาษณ์หรือตอบแบบสอบถามจากกลุ่มผู้สูงอายุในพื้นที่ เอกสารรายงานต้นฉบับเหล่านี้มักเป็นรายงานข้อมูลและสารสนเทศใหม่ ซึ่งเป็นผลการศึกษา ค้นคว้า วิจัย การค้นพบทฤษฎีใหม่ การวิเคราะห์ วิพากษ์ทฤษฎีต่างๆ แหล่งปฐมภูมิมีประโยชน์และการเผยแพร่หรือให้ความรู้หรือข้อมูลใหม่ไปยังผู้ใช้หรือสู่สาธารณชนเพื่อนำความรู้หรือสารสนเทศใหม่เหล่านั้นอย่างเปิดเผย ข้อมูลและสารสนเทศที่ได้จากแหล่งปฐมภูมินี้ถือว่ามีความน่าเชื่อถือและมีน้ำหนักในการอ้างอิงทางวิชาการมากที่สุด เพราะถือเป็นต้นแหล่งของสารสนเทศโดยตรงซึ่งต่างจากข้อมูลที่ได้จากแหล่งทุติยภูมิและตติยภูมิซึ่งเป็นการรายงานหรืออ้างอิงมาอีกทอดหนึ่ง จึงอาจทำให้ข้อมูลคลาดเคลื่อนหรือผิดพลาดได้ โดยทั่วไป ข้อมูลและสารสนเทศเหล่านี้มักจะอยู่ในรูปสิ่งตีพิมพ์ในรูปแบบต่างๆโดยมีการแพร่ออกไปอย่างกว้างขวาง และสถาบันบริการสารสนเทศมักจัดเก็บไว้เพื่อให้บริการ แหล่งปฐมภูมภูมิได้แก่

1.            วารสารวิจัยและวิชาการ

2.            รายงานการวิจัย

3.            รายงานการประชุม สัมมนาวิชาการ

แหล่งทุติยภูมิ (secondary source)รวบรวมข้อมูลสารสนเทศจากแหล่งที่ได้มีการรวบรวมมาแล้วหรือแหล่งปฐมภูมิ โดยอาจนำข้อมูลประเภทเดียวกันมารวมไว้ด้วยกัน จัดหมู่ให้เป็นระเบียบ ย่อเรื่องให้เข้าใจง่ายหรือจัดทำดรรชนีบทความวารสาร (index to journal articles)เพื่อเป็นเครื่องมือในการช่วยค้นคว้า โดยอาจมีการจัดทำหรือรวบรวมเรื่องย่อ (summary)หรือสาระสังเขป (abstract)ประกอบให้สามารถเลือกสรรบทความ หรือเข้าถึงข้อมูลได้อย่างสะดวก ง่ายดายและรวดเร็วขึ้น แหล่งทุติยภูมิที่สำคัญได้แก่

 1.            วารสารที่มีการสรุปย่อและตีความพัฒนาการหรือทฤษฎีใหม่ๆให้เข้าใจง่ายขึ้น

2.            ดรรชนีและสาระสังเขป

3.            สื่ออ้างอิง

4.            หนังสือตำรา

5.            รายงานสถานภาพวิทยาการปัจจุบัน

6.            จดหมายข่าวหรือข่าวสาร

แหล่งตติยภูมิ (tertiary source)การรวบรวมข้อมูลสารสนเทศที่ช่วยค้นหาแหล่งข้อมูลปฐมภูมิและทุติยภูมิ บางครั้งอาจพบว่าแหล่งตติยภูมินั้นถูกจัดรวมไว้กับแหล่งทุติยภูมิ เพราะสิ่งพิมพ์ประเภทนี้มีจำนวนน้อยกว่าแหล่งสารสนเทศตติยภูมินี้ไม่มีสารสนเทศเกี่ยวกับความรู้เฉพาะสาขาวิชาต่างๆแต่จะช่วยในการค้นคว้าข้อมูลเพื่อใช้ในการหาข้อมูลเพื่อใช้ในการหาข้อมูลสารสนเทศเฉพาะสาขาวิชาอีกทีหนึ่ง สิ่งพิมพ์ประเภทนี้ประกอบด้วย

2.3.1 นามานุกรม เป็นการรวบรวมรายชื่อหน่วยงาน ผู้ปฏิบัติงานพร้อมสถานที่ เช่น นามสงเคราะห์ส่วนราชการไทย รายนามผู้ใช้โทรศัพท์ เป็นต้น

2.3.2 บรรณานุกรม เป็นการรวบรวมรายชื่อสิ่งพิมพ์ในหัวข้อหรือด้านใดด้านหนึ่ง เช่น รายชื่อวารสารภาษาไทยในห้องสมุดสถาบันอุดมศึกษา เป็นต้น

2.3.3 บรรณนิทัศน์ เป็นการรวบรวมรายชื่อวรรณกรรมในด้านต่างๆพร้อมคำอธิบายเนื้อเรื่องย่อ ส่วนใหญ่เนื้อเรื่องจะมีขนาดสั้น

2.3.4 หนังสือแนะนำวรรณกรรมเฉพาะสาขาวิชา เป็นการรวบรวมรายชื่อวรรณกรรมในสาขาวิชาเพื่อประโยชน์ในการแนะแนววรรณกรรมสำคัญหรือพื้นฐานการจัดหาวรรณกรรมในการจัดให้บริการสารสนเทศ


ที่มา  : มหาวิทยาสุโขทัยธรรมาธิราช. (2549). การบริการและการเผยแพร่สารสนเทศ หน่วยที่ 1-7.  

พิมพ์ครั้งที่4. นนทบุรี : มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช.

กิจกรรมบริการเพื่อเผยแพร่สารสนเทศ

               การจัดกิจกรรมบริการเพื่อการเผยแพร่สารสนเทศในสถาบันบริการสารสนเทศอาจเลือกทำได้หลายรูปแบบขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้ใช้และวัตถุประสงค์ของหน่วยงานต้นสังกัด งบประมาณ อุปกรณ์และสิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ ความชำนาญในสาขาวิชา และความพร้อมในวิธีการนำเสนอของแต่ละหน่วยงาน กิจกรรมบริการเพื่อการเผยแพร่สารสนเทศประกอบด้วยบริการต่าง ๆ ที่เอื้อต่อการเข้าถึงเอกสาร ได้แก่ บริการสารสนเทศทันสมัย บริการเลือกสรรสารสนเทศเฉพาะบุคคล หรือบริการเอสดีไอ บริการนำส่งเอกสาร บริการทำสำเนา บริการแฟ้มรวมเรื่องและบริการแปล และในที่นี้จะยกตัวอย่างบริการยืม-คืน ดังต่อไปนี้

บริการยืม - คืน

         บริการยืมคืน หรือที่เรารู้จักกันในอีกชื่อหนึ่งว่า บริการจ่าย – รับ แต่ทั้งสองนี้มีความหมายเชิงบริการ ที่เหมือนกันคือ การบริการที่จัดขึ้นเพื่ออำนวยความสะดวกและประโยชน์แก่ผู้ใช้บริการ ในการใช้วัสดุห้องสมุดที่ห้องสมุดจัดหามาไว้ มีหน้าที่รับผิดชอบคือการให้บริการยืม การรับคืน บริการจอง บริการยืมต่อ บริการตรวจสอบข้อมูลการยืม-คืนการจัดการระเบียนสมาชิกและการให้บริการทำบัตรสมาชิกการต่ออายุสมาชิก การเก็บเงินค่าปรับและค่าธรรมเนียมต่างๆ

บทบาทหน้าที่ ของบริการยืม คืน

               1) การควบคุมงานบริการยืม-คืน เป็นภารกิจและเป้าหมายหลักขององค์กร ซึ่งมุ่งเน้นไปที่ความต้องการให้ผู้ใช้ทุกคนสามารถเข้าถึงสารสนเทศได้ อีกทั้งยังต้องได้รับสิทธิในการได้รับบริการอย่างเท่าเทียม และ ตอบสนองความต้องการมีสารสนเทศไว้ในมือ

             2) ประชาสัมพันธ์ห้องสมุด จุดให้บริการประชาสัมพันธ์นั้น เป็นจุดแรกที่ผู้มาใช้บริการสามารถพบเห็นและต้องการเข้ามาติดต่อ เมื่อเขาเหล่านั้นต้องการความช่วยเหลือหรือต้องการข้อมูลในส่วนอื่นๆของห้องสมุดเพิ่มเติม ซึ่งทั้งนี้ประชาสัมพันธ์ห้องสมุดจะต้องสร้างความประทับใจด้วยการมีจิตบริการ ซึ่งจะมีผลต่อทัศนคติของผู้มาใช้บริการและสิ่งนี้อาจจะเป็นตัวชี้วัดคุณภาพของห้องสมุดได้อีกทางหนึ่งด้วย

ตัวอย่างการให้บริการ สำนักวิทยบริการ มหาวิทยาลัยมหาสารคาม

              ให้บริการยืม - คืน ทรัพยากรสารสนเทศประเภทต่างๆ แก่ผู้ใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดได้แก่หนังสือภาษาไทย ภาษาต่างประเทศ สิ่งพิมพ์รัฐบาล รายงานการวิจัย ปริญญานิพนธ์/วิทยานิพนธ์ สื่อโสตทัศน์ ส มาชิกต้องยืมด้วยตนเอง โดยใช้เครื่องยืม-คืนอัตโนมัติ หรือ เคาน์เตอร์บริการยืม-คืน

          สิทธิในการยืมทรัพยากรสารสนเทศและค่าปรับ

            - อาจารย์ อาจารย์พิเศษ ยืมได้ไม่เกิน 20 รายการ : 1 ภาคการศึกษา

            - ข้าราชการ หรือพนักงาน ยืมได้ไม่เกิน 15 รายการ : 7 วัน

            - ลูกจ้าง ยืมได้ไม่เกิน 10 รายการ : 7 วัน

            - นิสิตระดับปริญญาเอก ยืมได้ไม่เกิน 20 รายการ : 15 วัน

            - นิสิตระดับปริญญาโท และนิสิตประกาศนียบัตรบัณฑิตยืมได้ไม่เกิน 15 รายการ : 7 วัน

            - กรณีนิสิตนอกที่ตั้งห้องเรียน ยืมได้ไม่เกิน 15 รายการ : 14 วัน

            - นิสิตระดับปริญญาตรี หรือต่ำกว่าปริญญาตรี หรือโปรแกรมอื่นๆ ยืมได้ไม่เกิน 10 รายการ : 7 วัน
            - กรณีนิสิตนอกที่ตั้งห้องเรียน ยืมได้ไม่เกิน 10 รายการ : 14 วัน
            - สมาชิกบุคคลภายนอก ยืมได้ไม่เกิน 10 รายการ : 7 วัน

            - สมาชิกข่ายงานห้องสมุดมหาวิทยาลัยส่วนภูมิภาค (PULINET) ยืมได้ไม่เกิน 3 รายการ :  7 วัน

ค่าปรับหนังสือส่งเกินกำหนด 5 บาท / เล่ม / วัน

ค่าปรับหนังสือสำรองเกินกำหนด  10 บาท / เล่ม / วัน

ที่มา : สำนักวิทยบริการ มหาวิยาลัยมหาสารคาม. (2557). บริการยืม-คืน. [ออนไลน์]. สืบค้นได้จาก : 

  http://www.library.msu.ac.th/web/webpage.wiki.php?title สืบค้นวันที่ 12 กันยายน 2557.