องค์ประกอบสำคัญในการจัดบริการเพื่อการเผยแพร่สารสนเทศ

1. ผู้ใช้
            การเผยแพร่สารสนเทศเป็นการจัดส่งสารสนเทศให้แก่ผู้ใช้ตามที่ผู้ใช้ต้องการ หรือเปิดโอกาสให้ผู้ใช้เข้ามาใช้สารสนเทศต่างๆด้วยตนเอง ความหมายของการเผยแพร่สารสนเทศที่แท้จริงไม่เพียงแต่นำเสนอสารสนเทศเรื่องใดเรื่องหนึ่งออกไปเท่านั้นแต่ต้องติดตามผลการใช้ประโยชน์ของสารสนเทศด้วย

       การจัดบริการเพื่อการเผยแพร่สารสนเทศจะจัดขึ้นเป็นประจำหรือครั้งคราวก็ได้ โดยที่สถาบันบริการสารสนเทศอาจศึกษาความต้องการของผู้ใช้ไว้ล่วงหน้า และริเริ่มกิจกรรมบริการเพื่อการเผยแพร่สารสนเทศในรูปแบบต่างๆ ที่เป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้ หรือในอีกทางหนึ่งผู้ใช้ติดต่อสถาบันบริการสารสนเทศโดยตรง และเป็นฝ่ายกำหนดรูปแบบของบริการสารสนเทศที่ต้องการ ในการจัดกิจกรรมเพื่อเผยแพร่สารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งช่วยสนับสนุนความเจริญก้าวหน้าทางวิชาการอันเป็นประโยชน์ต่อการพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมประเทศชาติโดยส่วนรวมนั้นต้องใช้ค่าใช้จ่ายเป็นจำนวนสูง และใช้เวลานานเพื่อพัฒนาขีดความสามารถและส่งเสริมให้บริการและกิจกรรมที่จัดให้มีขึ้นนั้นเป็นที่รู้จักแพร่หลาย

 2.ทรัพยากรสารสนเทศ

            ทรัพยากรสารสนเทศ หมายถึงสิ่งที่ได้รับการบันทึกเป็นหลักฐาน และได้คัดเลือกมาเพื่อการบริการสารสนเทศ หากพิจารณาจากมุมมองของสถาบันบริการสารสนเทศ ทรัพยากรสารสนเทศเป็นองค์ประกอบที่สำคัญยิ่งในการจัดบริการเพื่อสนองภารกิจขององค์การหรือหน่วยงาน

            ทรัพยากรสารสนเทศนี้อยู่ในรูปของวัสดุหลากหลายชนิดและลักษณะ เช่น หนังสือ เอกสาร เทปเสียง เป็นต้น โดยทั่วไปสถาบันบริการสารสนเทศรวบรวมและจัดการทรัพยากรสารสนเทศในรูปแบบต่างๆ ตามภารกิจหรือประเภทของสถาบันหรือองค์การ เช่น ห้องสมุดมีทรัพยากรสารสนเทศที่เป็นหนังสือ เอกสาร วารสาร แผนที่ รูปปั้น โบราณวัตถุ อาวุธ หรือภาชนะที่ขุดค้นได้ ฐานข้อมูลเฉพาะด้าน เป็นต้น

            ทรัพยากรสารสนเทศจึงครอบคลุมแหล่งค้นค้นประเภทต่างๆ เช่นพจนานุกรม สารานุกรม แหเริ่มล่งสารสนเทศทางภูมิศาสตร์ หนังสือรายปี เป็นต้น โดยในระยะแรกเป็นสิ่งพิมพ์ในรูปกระดาษ ต่อมาได้ขยายขอบเขตไปยังสื่อ โสตทัศน์ เช่น เทปเสียง เทปวีดีทัศน์ เป็นต้น ในระยะหลังจึงได้เริ่มรวบรวมสารสนเทศในรูปดิจิทัล เช่น แฟ้มข้อมูลดรรชนีที่เก็บในฮาร์ดดิสก์และสื่อออปติกหรือซีดีรอมโดยลำดับ

 3. สถาบันบริการสารสนเทศ

สถาบันบริการสารสนเทศมีภารกิจสำคัญคือ การให้ผู้ใช้ได้เข้าถึงและใช้สารสนเทศที่ต้องการ ภารกิจสำคัญนี้สะท้อนให้เห็นความสำคัญของผู้ใช้และความต้องการสารสนเทศ โดยสถาบันพยายามรวบรวม จัดเก็บ และจัดหมวดหมู่ทรัพยากรสารสนเทศ และจัดบริการประเภทและรูปแบบต่างๆ เพื่อให้ผู้ใช้ได้เข้าถึงสารสนเทศที่ ตรงกับความต้องการของผู้ใช้ให้มากที่สุด โดยไม่คำนึงถึงว่าทรัพยากรสารสนเทศนั้นจะอยู่ในรูปลักษณ์ใดและมาจากแหล่งใด

ดังนั้น สถาบันบริการสารสนเทศจึงเป็นตัวกลาง ระหว่างผู้ใช้และทรัพยากรสารสนเทศทั้งหลาย ซึ่งได้บันทึกไว้ในรูปลักษณ์ใดรูปลักษณ์หนึ่ง เช่น ลายมือเขียน หนังสือ ฐานข้อมูล เป็นต้น ในระยะหลังสถาบันบริการสารสนเทศได้นำเทคโนโลยีมาใช้ทั้งในการจัดการและการให้บริการต่างๆอย่างกว้างขวาง ทำให้ทรัพยากรสารสนเทศที่จัดให้มีทั้งอยู่ที่ในและภายนอกสถาบันบริการสารสนเทศ และทำให้สามารถจัดบริการในระยะไกลโดยผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องเดินทางมาใช้บริการภายในสถาบัน รวมทั้งบริการที่ผู้ใช้สามารถเข้าได้ตลอด24ชั่วโมงและทุกวันในสัปดาห์

ปัจจัยสำคัญ 3 ด้านในการจัดกิจกรรมบริการของสถาบันบริการของสถาบันบริการสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพ คือ ผู้ให้บริการสารสนเทศ สิ่งอำนวยความสะดวกและอุปกรณ์ และวิธีดำเนินงานเพื่อการเผยแพร่สารสนเทศ

3.1 ผู้ให้บริการสารสนเทศ จัดเป็นปัจจัยสำคัญในการจัดกิจกรรมบริการเพื่อเผยแพร่สารสนเทศ ยิ่งในปัจจุบัน สถาบันบริการสารสนเทศมีช่องทางในการเผยแพร่สารสนเทศที่กว้างขวางและหลากหลายกว่าเดิม ม่ว่าจะเป็นในรูปกระดาษ สื่อโสตทัศน์ และสื่ออิเล็กทรอนิกส์หรือดิจิทัลช่องทางอิเล็กทรอนิกส์นี้ช่วยให้ผู้ให้บริการสามารถจัดบริการที่เปิดกว้างขึ้น มีกิจกรรมหลายด้านสามารถจัดขึ้นให้บริการตลอดทั้งวัน ผู้บริการจึงจำเป็นต้องปรับปรุงรปแบบการให้บริการและเผยแพร่สารสนเทศที่ไม่มีขอบเขตจำกัดอยู่เพียงสถาบันบริการสารสนเทศเท่านั้น

กิจกรรมบริการเพื่อการเผยแพร่สารสนเทศไม่แตกต่างจากกิจกรรมบริการทั่วไป ผู้ให้บริการต้องรู้หลักและแนวปฏิบัติการให้บริการที่มีประสิทธิภาพ การเลือกจัดรูปแบบการบริการสำหรับผู้ใช้ต่างกลุ่ม/ประเภท รวมทั้งมีมนุษยสัมพันธ์ในการติดต่อสื่อสาร และมีความสามารถในการสื่อสารทั้งการพูดและการเขียนอย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดกิจกรรมบริการเพื่อการเผยแพร่สารสนเทศที่มีประสิทธิภาพจ้เป็นต้องอาศัยความร่วมมือจากขุมปัญญาในองค์การหรือท้องถิ่น เช่น นักวิชาการ นักวิชาชีพ ซึ่งโดยปกติแล้วเป็นทั้งผู้ผลิตและผู้ใช้สารสนเทศในด้านต่างๆ โดยขุมปัญญาเหล่านี้ถือเป็นผู้มีความรู้ ความเชี่ยวชาญเฉพาะสาขาวิชาหรือเฉพาะด้านอย่างสูง จึงถือเป็นแหล่งสานสนเทศที่สำคัญในการประเมินค่าและคุณภาพของสารสนเทศนั้นๆ หรือการร่วมเป็นคณะกรรมการหรือเป็นที่ปรึกษาในโครงการเผยแพร่สารสนเทศบางโครงการได้

โดยทั่วไป ผู้ให้บริการสารสนเทศจึงมีภารกิจสำคัญในการจัดกิจกรรมบริการเพื่อการเผยแพร่สารสนเทศดังนี้

3.1.1 การรวบรวมสารสนเทศโดย ดึง หรือ คัดเลือกจากทรัพยากรสารสนเทศทั้งที่จัดให้บริการภายในและภายนอกสถาบันบริการสารสนเทศ โดยมีการประเมินค่าและคุณภาพของสารสนเทศที่ได้รวบรวม ทั้งนี้อาจได้รับความร่วมมือและสนับสนุนจากขุมปัญญาในองค์กรหรือท้องถิ่น

3.1.2 การจัดกลุ่มหรือหมวดหมู่สารสนเทศ โดยนำสารสนเทศที่รวบรวมมาได้นั้นมาจัดเป็นหมวดหมู่ และอยู่ในลักษณะที่เหมาะสมกับการบริการแต่ละประเภท

3.1.3 การดำเนินงานตามขั้นตอนการให้บริการบริการพื่อเผยแพร่สารสนเทศ โดยนำสารสนเทศที่ได้รวบรวมและจัดกลุ่มหรือหมวดหมู่นั้นมาดำเนินการเพื่อให้บริการต่างๆแก่ผู้ใช้ได้อย่างรวดเร็วและทันกาล อาจเป็นการจับคู่สารสนเทศให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้ เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ในการจัดกิจกรรมและอำนวยประโยชน์สูงสุดแก่ผู้ใช้

3.2 สิ่งอำนวยความสะดวกและอุปกรณ์ สิ่งอำนวยความสะดวกและอุปกรณ์ที่มีผลอย่างมากต่อกิจกรรมบริการเพื่อการเผยแพร่สารสนเทศที่มีประสิทธิภาพ โดยครอบคลุมสถานที่ปฏิบัติงานและให้บริการ คอมพิวเตอร์ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ในการจัดเก็บ ค้นคืนสารสนเทศ อันได้แก่ การเชื่อมโยงเข้ากับเครือข่ายคอมพิวเตอร์ภายในองค์การหรือกับเครือข่ายสากล คือ อินเทอร์เน็ต เป็นต้น  ในกรณีที่มีงบประมาณจำกัด ควรจัดลำดับความสำคัญในการจัดหาอุปกรณ์และต้องพิจารณาถึงค่าใช้จ่ายในการนำอุปกรณ์คอมพิวเตอร์มาใช้ในการปฏิบัติงาน

3.3 วิธีการดำเนินงานเพื่อการเผยแพร่สารสนเทศ วิวัฒนาการความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีสารสนเทศส่งผลต่อวิธีการดำเนินงานเผยแพร่สารสนเทศเป็นอย่างมากส่วนใหญ่เป็นการเผยแพร่ผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ สถาบันบริการสารสนเทศสามารถจัดบริการเผยแพร่ทั้งภายในและภายนอกสถาบันได้ อย่างไรก็ตาม ในการดำเนินงานเพื่อการเผยแพร่สารสนเทศนั้นมีประเด็นสำคัญที่ต้องพิจารณา คือ

3.3.1 ข้อจำกัดในการเผยแพร่ได้แก่ การอนุญาตให้เข้าถึงสารสนเทศแต่ละแห่งตามประเภทของสมาชิก รวมทั้งการมีค่าใช้จ่ายในการใช้บริการสารสนเทศบางประเภทเกิดขึ้น

3.3.2 การใช้ทรัพยากรสารสนเทศร่วมกัน  เนื่องจากปัญหาด้านเศรษฐกิจที่สถาบันบริการสารสนเทศทุกแห่งประสบนั้น ทำให้แต่ละสถาบันให้ความสำคัญในการใช้ประโยชน์ทรัพยากรสารสนเทศร่วมกัน และประกอบกับเทคโนโลยีสารสนเทศด้านเครือข่ายพัฒนาก้าวหน้าไปมาก ซึ่งส่งผลต่อการดำเนินการที่มีประสิทธิภาพในการให้บริการ

3.3.3การฝึกอบรมของผู้ให้บริการและผู้ใช้บริการอย่างต่อเนื่อง ทั้งผู้ให้และผู้ใช้บริการควรสนใจค้นคว้าหาความรู้ที่เกี่ยวข้องอย่างสม่ำเสมอ โดยการเข้าร่วมฝึกอบรม สัมมนาความรู้ใหม่ๆ เพื่อประโยชน์ต่อการดำเนินงาน

การฝึกอบรมของผู้ให้บริการ ควรจัดทำในลักษณะของการให้การศึกษาผู้ใช้ ซึ่งหมายถึงการพัฒนาผู้ใช้ให้รู้จักและเข้าใจทรัพยากรสารสนเทศ แหล่งสารสนเทศ คู่มือช่วยในการค้นคว้าและกลยุทธ์การค้นคืนสารสนเทศ เพื่อให้ผู้ใช้มีความรู้ความสามารถในการค้นหาสารสนเทศที่ต้องการได้ด้วยตนเอง และการประเมินสารสนเทศค้นคืนได้ ทั้งนี้อาจใช้วิธีการแนะนำและปฐมนิเทศการใช้ห้องสมุด หรือการสอนการค้นคว้าแหล่งสารสนเทศ

ที่มา : มหาวิทยาสุโขทัยธรรมาธิราช. (2549). การบริการและการเผยแพร่สารสนเทศ หน่วยที่ 1-7.  

พิมพ์ครั้งที่4. นนทบุรี : มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช.